Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. INTRODUCCIÓN

Desde el marco legal establecido en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos y archivos, de entidades públicas y privadas y en el Artículo 20, que establece el derecho a la información, que conlleva el derecho a acceder, consultar, rectificar o eliminar su información; se hace necesario como empresa bajo la guía de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, dar a conocer nuestra Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, conscientes de la responsabilidad que tenemos en esta materia.

2. OBJETIVO

Tenemos desde la entidad el objetivo fundamental de garantizar el estricto apego a las obligaciones legales en materia de protección de datos personales y, por ende, prevenir posibles conflictos en contra de la entidad por el uso y tratamiento inadecuado de la información.

La empresa Franco Química S.A.S, informa por medio de la presente que, los datos personales que se obtengan en virtud de las operaciones en dónde se recolecten o se reciban datos, serán tratados conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas y decretos que tengan relación y regulen la materia.

3. ALCANCE

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Franco Química S.A.S, considerado responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.

Todos los funcionarios, contratistas y terceros que tengan relación con la compañía y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

4. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a la ciudadanía en general y a los colaboradores de Franco Química S.A.S, para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente frente al tratamiento y fines aplicables a sus datos, así como los derechos que tienen como titulares y que podrán ejercer en cualquier momento ante Franco Química S.A.S, cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos.

La aplicación de esta política aplica a todas las bases de datos, físicas, digitales y mixtas que sean objeto de tratamiento por parte de Franco Química S.A.S. Igualmente, en los casos que funcione como encargado del tratamiento de los datos personales.

5. PRINCIPIOS RECTORES

En virtud de la interpretación y aplicación jurídica del Artículo 4 de la Ley 1581 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios:

• a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: La recolección, uso y el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios 1377 de 2013 y demás disposiciones que la desarrollen.
• b) Principio de Finalidad: La recolección, uso y el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• c) Principio de Libertad: La recolección, uso y el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a la recolección, uso y tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• e) Principio de Transparencia: En la recolección, uso y tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: La recolección, uso y el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
• g) Principio de Seguridad: La información sujeta a recolección, uso y tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas ya sean colaboradores o contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta. Franco Química S.A.S, se compromete a tratar los datos personales de los titulares, tal como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. La compañía, informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
• i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
• k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados por la empresa deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos, dando sentido a la recolección realizada.

6. CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS

6.1. Datos Sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6.1.1. Tratamiento de Datos Sensibles

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

6.1.2. Autorización Especial de Datos Personales Sensibles

Franco Química S.A.S, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, la empresa, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información.

6.2. Dato Público

Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Ejemplo: Nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía, datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.

6.3. Dato Privado

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información. Ejemplo: Fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, entre otros.

6.4. Dato Semiprivado

Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Ejemplo: Datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.

6.5. Categorías especiales de datos: Datos sensibles y Derechos de los niños, niñas y adolescentes (Art 7 Ley 1581 de 2012.)

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Franco Química S.A.S utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contengan la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.

En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. El titular asiste los derechos que le otorga la normatividad vigente sobre la protección de datos y el derecho a la información.

El tratamiento que realizará Franco Química S.A.S será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

1. Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, para cumplimiento de las funciones de la compañía.
2. Desarrollar los estudios previos y procesos de selección para la contratación del personal de trabajo que garantiza el cumplimiento del objeto social de la compañía.
3. Realizar la selección, contratación y/o vinculación de contratistas de prestación de servicios de la compañía.
4. Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional SST y planes de atención a emergencias.
5. Mantener actualizada la historia laboral, registros de nómina de colaboradores, programas de bienestar y/o planificación de actividades institucionales del grupo empresarial, para el titular y sus beneficiarios (núcleo familiar).
6. Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
7. Mantener la evidencia de los eventos y sensibilización realizados, audiencias de adjudicación de contratos, reuniones internas y externas.
8. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los clientes a través de encuestas o en redes sociales.
9. Registrar o autorizar el ingreso a las instalaciones de la entidad o cualquier dependencia interna que así lo requiera.
10. Registrar información relacionada para la gestión financiera de los proveedores.
11. Atención de servicios prestados por la empresa.
12. Cumplimiento a las obligaciones contraídas por la entidad con el Titular de la Información, con relación al pago de honorarios, salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de prestación de servicios y/o de trabajo o según lo disponga la ley.
13. Adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.
14. Alimentar los Sistemas de Información con que cuenta la compañía.
15. Realizar tratamiento de datos a nivel de interoperabilidad con otras entidades con ocasión del cumplimiento de sus funciones, utilizando los datos suministrados por los titulares de los datos personales.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral, (iii) o por firmas de formatos (iv), las cuales son conductas inequívocas del titular que permiten concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como por ejemplo, cuando se solicita autorización para la grabación de reuniones virtuales o presenciales la cual debe quedar grabada y se tendrá durante el tiempo que perdura la grabación, de igual forma en los eventos empresariales en los que se deje constancia grabada o escrita de la autorización del titular, cuando se remitan a la empresa hojas de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingrese a las instalaciones de la compañía y sus dependencias a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia CCTV y de seguridad física en los que se capture información, se entenderá que aceptó el uso de los datos personales y por ello contamos con la debida señalización.

Cuando la recolección de datos personales se realice a través de medios digitales institucionales como el diligenciamiento de formularios en línea, portales web u otros canales similares, se entenderá que el titular de los datos indica su conducta inequívoca cuando:

• (I) acepte mediante casilla de verificación.
• (II) realice el diligenciamiento del formulario.

9. DERECHOS Y CONDICIONES JURÍDICAS PARA EL TRATAMIENTO

Derechos del Titular de los Datos Personales

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

• a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a Franco Química S.A.S.
• b) Sostenible que hayan sido objeto de tratamiento.
• c) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
• d) Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
• e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Franco Química S.A.S en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
• f) Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
• g) Identificar al responsable en la compañía que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
• h) Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

10. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

La oficina de cumplimiento, es la dependencia que ha sido designada por el Gerente de Franco Química S.A.S como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información, en el correo info@francoquimica.com.

Para el efecto, todos los funcionarios y contratistas que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes dependencias están obligados a dar traslado a la oficina de control de cumplimiento, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por Franco Química S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

11.1. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos

Franco Química S.A.S ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de estas:

• Comunicación escrita dirigida a Franco Química S.A.S. Dirección Carrera 50 #98 a sur 58, La Estrella.
• Comunicación telefónica: línea 3207829717: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
• Chat virtual +57 313 7971759.
• Solicitud mediante correo electrónico: info@francoquimica.com.

11.2. Atención y respuesta a peticiones y consultas

El Titular o su apoderado, podrán solicitar a Franco Química S.A.S:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Información respecto del uso que se le ha dado por Franco Química S.A.S a sus datos personales.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los términos cuando la petición o consulta se relacione directamente con los entes territoriales en su condición de responsables de tratamiento de los datos por ellos recaudados, o sobre la vigilancia que deben ejercer estos últimos en cuanto al respeto del habeas data en la relación establecida entre las autoridades competentes, o cualquier otra entidad pública o privada. Franco Química S.A.S informará de dicha situación, tanto al interesado peticionario, como al responsable específico de tratamiento de los datos, remitiéndole la respectiva petición a la entidad territorial certificada pertinente para lo de su competencia y responsabilidad.

11.3. Atención y respuesta a quejas y reclamos

El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a Franco Química S.A.S, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados:

11.4. La corrección o actualización de la información

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

La solicitud deberá contener como mínimo nombre completo y apellidos, número de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante por los que requiere recibir la respuesta a su solicitud. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Franco Química S.A.S deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos 30 días hábiles desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que la dependencia que reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverla, deberá dar traslado a la oficina de cumplimiento para que la remita al área que corresponda en la compañía, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo ocurrido al interesado.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual, en ningún caso, no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Dando cumplimiento al Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. Franco Química S.A.S, registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento y protección de datos personales, en el Registro Nacional de Base de Datos - RNBD, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con la circular externa 002 del 03 de noviembre de 2015 establecida para tal efecto. (Se actualizará una vez al año).

13. PERIODO Y VIGENCIAS DE LAS BASES DE DATOS

Todas las bases de datos de propiedad de Franco Química S.A.S tendrán el periodo y vigencia correspondiente con la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia.

14. VIGENCIA

La nueva Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales renovada hoy 17 de mayo de 2025 entrará en vigor cuando se apruebe y publique en la página web https://francoquimica.com de Franco Química S.A.S. Será revisada, modificada y actualizada si se presentan nuevos lineamientos, requerimientos legales o directrices internas o externas que así lo requieran.

15. DIVULGACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales adoptada por Franco Química S.A.S., será divulgada a través del portal web https://francoquimica.com y en el sistema integrado de gestión de la compañía y rige a partir de la fecha de su aprobación.

16. DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Ley 1581 de 2012
• Decreto Único 1074 de 2015
• Decreto 090 del 18 de enero de 2018

17. TÉRMINOS JURÍDICOS Y DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Recolectar: Reunir información, datos, cosas o personas de procedencia diversa.

Almacenar: Reunir, guardar o registrar en cantidad información, datos.

Procesar: Es la acumulación y manipulación de elementos de datos para producir información significativa.

Usar: Consiste en la finalidad o fin que se le dé a la información recolectada y almacenada.